ファイルをどこにどんな名前で保存したか、わからなくなっていつも探してしまいます。

パソコン・インターネットお悩み相談室

第35回 Q.ファイルをどこにどんな名前で保存したか、わからなくなっていつも探してしまいます。

自分で作成したファイルやインターネットからダウンロードしたファイルを保存するのですが、どうにもうまく整理できません。ですからついデスクトップに保存してしまって、目で探すことになってしまいます。ファイルを整理するコツはありますか?

A.保存するときのルールを決めておきましょう。自分の性格に合った方法を見つけましょう。

机の上はすごく散らかって乱雑なのにパソコンのデスクトップにはファイルがなくきれいに整理されている人、机の上はきれいに片付いていてきれい好きなのにパソコンのデスクトップは散らかっていてファイル管理が苦手な人、性格によって全然違います。

ファイル管理の基本は保存場所とファイル名をどうするかを意識すること。

自分なりのルールを決めてそれを守り、上手なファイル名を付けるにはどうしたらよいか。
それを今から解説していきましょう。

デスクトップにはなるべく保存しない

リアルな机の上を想像してみましょう。

机の上に置いてある書類や資料は今の作業に必要なもの。一段落ついた書類や資料は棚や引き出しにしまいます。

面倒くさがって書類をしまわないまま次の作業に取りかかると、机の上にどんどん積み上がっていき、いざ必要な時、底の方から発掘しなければなりません。

毎回デスクトップに保存するのもそれと同じ。
頻繁に使うファイルや常時必要なファイルだけにしましょう。

一時的にデスクトップに置いておく習慣がある人は、定期的にデスクトップを見直して、他のフォルダへ移動する習慣をつけるべきです。

ちょっと油断するとデスクトップはすぐこのようにいろんなファイルでいっぱいに。中にはファイル名だけでは中身がわからないものまで混じっています。
デスクトップに置いたファイルはウインドウを開くと隠れて見えなくなるのもデメリットです。

さて、デスクトップに保存するとよくいいますが、実際に保存されているのはどこでしょう?

実はパソコンの内蔵ストレージ(ハードディスクやSSD)の中に「デスクトップ」という名前のフォルダがあり、無意識にそこに保存していることになります。

それでは「エクスプローラー」を開いて、確認してみましょう。

エクスプローラーはパソコンにあるフォルダやファイルを整理・管理するためのアプリです。

タスクバーのエクスプローラーアイコンをクリックするか、スタートメニューからエクスプローラーを選択するとエクスプローラーが開きます。
ウインドウの左にいくつも項目が並んでいますがその中の「PC」に注目してください。ダウンロードからミュージックまでの6つのフォルダが並んでいるのがわかります。これが重要です。

では6つのフォルダを解説しましょう。

役割別の6つのフォルダが基本です

6つのフォルダはそれぞれファイルを保存するために用意された場所です。順番に見ていきます。

「ダウンロード」フォルダ

Webブラウザーなどからダウンロードしたアプリや写真を保存する場所です。ダウンロード時に自ら指定しなければ、自動的にここにダウンロードされます。つまり、ダウンロードしたファイルが見つからないときはダウンロードし直さなくてもここを探せばいいわけです。

「デスクトップ」フォルダ

ここに保存したファイルがデスクトップに表示されます。逆に、デスクトップに保存したファイルはこのフォルダに格納されます。そういうちょっと特別なフォルダなわけです。

エクスプローラーで開いた「デスクトップ」フォルダとデスクトップの内容が同じであることがわかるかと思います。
「ドキュメント」フォルダ

ワードやエクセル、その他いろんな文書を保存するためのフォルダです。ファイルを保存するとき基本となるフォルダです。

「ピクチャ」フォルダ

基本的にデジカメで撮った写真をいれておくフォルダと思えばいいでしょう。「フォト」アプリを使ってデジカメの写真をパソコンへ保存するときも、「ピクチャ」フォルダの中に「年月」のフォルダを作ってそこに転送されます。「フォト」アプリを起動すると、「ピクチャ」フォルダ内の画像を自動的に表示してくれます。

「ピクチャ」フォルダです。「2016-07」というように年月で作られたのが「フォト」アプリでデジカメから読み込んだ写真のフォルダです。
「ビデオ」フォルダ

ビデオカメラで撮った動画や、ダウンロードしたり購入した動画がここに保存されます。

「ミュージック」フォルダ

音楽用のフォルダです。購入してダウンロードした音楽がここに保存されます。

このようにあらかじめ用途別にフォルダが用意されているので、それに従うのがいいでしょう。
写真は「ピクチャ」に、ビデオを撮る人は「ビデオ」に、それ以外は「ドキュメント」に保管する習慣を付けるといいでしょう。

ちなみに、それらのフォルダはどこにあるのでしょうか?

細かく知りたい人向けに少しだけ。

エクスプローラーに「ローカル ディスク(C:)」とあります。
これが「内蔵ストレージ(ハードディスクやSSD)」を示しています。「C:」というのはそのストレージの名前で「シードライブ」と呼びます。

C:ドライブはパソコンの内蔵ストレージ(ハードディスクやSSD)のこと。この中に様々なファイルが入っています。

AやBじゃなくてCなのは、歴史的な経緯で、まだWindowsが登場する前、「AとB」はフロッピーディスク用だったのです。

ちなみに、USBメモリやDVDディスクなどを入れると、それらに「E:」や「F:」と英字がつきます。上の例では、デジカメのSDカードをスロットに挿入しており、それが「E:」ドライブになっています。

C:ドライブを開くと、中にフォルダがたくさん入っています。「Program Files」は様々なアプリケーションの本体が、「Windows」はWindows本体が入っているのですが、決して中をいじってはいけません

その中に「ユーザー」というフォルダがあります。これを開くと、自分のユーザー名があります。
またその中に先ほどの「ダウンロード」「デスクトップ」といったフォルダがあるわけです。

大事なのはフォルダ分けと名前です

では文書を「ドキュメント」フォルダに保存してみましょう。

文書だからといって、ダウンロードした説明書や自分で作った文書を何でもかんでもそのまま入れてしまっては、今度は「ドキュメント」フォルダの中が散らかってしまいます。

大事なのは「フォルダ分け」です。ドキュメントフォルダの中にフォルダを作り、そこで整理するのです。

フォルダは階層構造になっていますので、大分類フォルダの中に中分類フォルダ、その中に小分類フォルダという感じで上手に分けていくのが基本です。

どう分けるかはそれぞれその人がパソコンをどう使っているかで変わってきます。基本的には「仕事用」「家族用」「個人用」と大きくわけておき、それぞれその中で分類するのがポピュラーです。

ウインドウの左上にある「新規フォルダ」ボタンをクリックすると新しいフォルダを作ることができます。「ドキュメント」フォルダに「家族用」「仕事用」「個人用」と作ってみました。それぞれフォルダ名の前に「_」が入っているのは「名前順に並び替えたとき、一番上にくるようにする工夫」です。小技として覚えておくと便利です。

家族用の中に「年賀状」、またその中に「2017年用年賀状」のように階層構造をうまく使うことで、きれいに分類できます。人によっては「2016年」「2017年」のようにそのファイルを使った年で分類した方がいい人もいるかもしれません。

フォルダの中身はスクロールしなくても見通せる数を目指しましょう。視認性がぐっとあがります。増えすぎたときは、さらに子フォルダを作って細かく分類するのがお勧めです。

そのとき大事なのはフォルダ名やファイル名です。日本語のけっこう長めのファイル名もつけられますから、ファイル名だけを見て内容がすぐに把握できるものにします。

ただ、ファイル名にはコツがあります。
たとえば「今年秋に行われる第20回××高校3年3組同窓会の招待状」を作るとしましょう。

まず「今年秋」がアウトです。2年後3年後にこのファイル名をみたとき「ここに書いてある今年っていつのことだ?」となります。ここは開催日時をわかっている範囲で書きましょう。
たとえば2016年の10月に開催される場合、「201610」や「2016-10」、「2016年秋」などとします。

続いて「に行われる第20回××高校3年3組同窓会の招待状」の部分。

エクスプローラーのリスト表示でファイル名の一覧を見たとき、名前が長いと後ろの方が「…」で省略されます。ファイルの表示範囲の長さ(ウインドウの大きさ)で何文字目以降が略されるかは変わってきますが、大事な内容が一番後ろにあっては、略されたとき見えなくなってしまいます。それはまずいですね。

それを考えると、「同窓会」と「招待状」が一番大事なところですから、それが最後に来ているのはよくない。これを重要な情報から順に並べますと、

2016年秋-××高校同窓会-招待状-第20回3年3組

となるわけです。

2つのファイル名。名前欄を短くしても内容がわかるよう、重要なことは前の方に書いておくべきなのです。

必要に応じて、招待状のところを 「2016秋-××高校同窓会-名簿-第20回3年3組」などと書き換えてやるとよいでしょう。

たとえば、私の場合、今みなさんが読んでいる原稿のファイル名はこうなっています。

「201608-e-mansion-035-filename」。

「2016年8月のe-mansion用連載の第35回目で内容はファイルの名前について」ということです。このように、できるだけ、「日付」「主題」「連番」「ひとことコメント」の4つを意識してファイル名を付けましょう。

「日付」はきちんと年月日を入れましょう。年は略さずに西暦で4桁いれましょう。「2016-07-31」という具合です。「20160731」と数字だけにするのもアリですが、「-」(ハイフン)で区切るのがポピュラーです。

ファイル名順に並べたとき、日付順にきれいに並ぶので整理しやすくなります。連番も桁数を揃えた方がいいでしょう。

主題部分は、自分の中でルールを決めておくとよいかと思います。「いつどこで何を」を意識するのがポイントです。

面倒がって、あとからファイル名をちゃんと整えればいいや、と0000とか11111とかいい加減な名前を付けてしまうと、あとで困ることになります。

フォルダが増えてきたら「クイックアクセス」に登録しよう

長くパソコンを使っているとフォルダがどんどん増えてきます。そのたびに「ドキュメント」フォルダから順に辿っていっては面倒です。そういうとき「クイックアクセス」に登録しておくと便利です。

一番上に「クイックアクセス」という項目があります。よく使うフォルダをここに入れておけば、すぐアクセスできます。こうしてフォルダを「クイックアクセス」にドラッグするだけで登録できます。右クリックで「クイックアクセスにピン留め」を選択してもOKです。

そうすればエクスプローラーから直接そのフォルダを開くことができます。
よく使うフォルダや、現在進行中の作業が入っているフォルダを登録しておくとよいでしょう。

いざとなったら検索だ!

フォルダ分けやファイル名のルールをいかにきちんと決めても、最終的にはケースバイケースだったり、急いでいるときは適当なファイル名で済ませてしまったり、気づかないうちに違うフォルダに保存してしまっていることがあると思います。また長く使っていると、昔保存したフォルダを忘れてしまうこともあります。

そういうときに使うべきは「検索」機能です。

ドキュメントフォルダをエクスプローラーで開いてみましょう。
右上に「検索」窓があります。

右上の検索窓に調べたい言葉をいれます。ファイル名のみならず、文書中で使っている言葉も検索対象になりますから、ファイル名に含まれない言葉でも大丈夫です。「2016-06」で検索してみました。2016-06で始まるファイル名と、フォルダ名(フォルダはデジカメから転送された写真)が見つかりました。さらに、この検索キーワードを「年月」とWindowsは判断し、2016年6月に撮影した写真もピックアップされています

このように非常に賢い検索機能なので、うまく使いましょう。もちろん日本語での検索も大丈夫です。

フォルダ分けやファイル名にこうしておけば絶対に大丈夫、というルールはありません。その人の性格やパソコンの使い方によって変わってくるからです。

でもいざとなれば検索できます。大事なのは必要な時にそれを見つけられることなのですから。
かといってあまりに無秩序だと毎回検索かけなきゃいけなくなるので、ある程度はしっかりと管理しましょう。

(※本記事の内容は2016年8月16日時点の情報です)

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荻窪 圭 プロフィール
1980年代にパソコン雑誌のライターとしてデビューした老舗のIT系ライター。趣味が嵩じて、「古道研究家」や「猫写真家」と呼ばれることもある。最近はデジタルカメラやスマートフォンを中心に活動しておりデジタルカメラ評論家としての側面が強いが、かつては入門記事を多く手がけるパソコンライターとして、「ASAHIパソコン」「特選街」をはじめとする無数のパソコン誌・一般誌に執筆していた。