書類やレシートを画期的に整理できるドキュメントスキャナー活用術

前回に引き続き、今回はドキュメントスキャナーを活用した書類管理について説明していこう。実は、管理方法の説明をするというより、簡単さをつたえるのが目的だ。というのも、「活用」というほど難しいことを考えなくても、自動で書類を仕分けできる。思ったよりも簡単で便利。最近のドキュメントスキャナーの便利さには驚くばかりだ。

今回も、前回に引き続き、富士通のドキュメントスキャナーを利用して記事を進めていく。単に書類をデータ化するだけでなく、整理整頓の流れを見ていこう。

写真

新しいモデルなので、無線LANに対応している。つまり、パソコンなどとケーブルで接続しなくてもデータを読み取れるのだ。

さらに、最近導入された新機能「ScanSnap Cloud」が利用できる。スキャナーで読み取ったデータを直接クラウドサービスに保存するという斬新なサービスだ。最初に設定さえ済ませておけば、もはやパソコンに接続する必要さえない。読み取った資料がどんどんインターネット上に蓄積され、パソコンやスマホなどからいつでも閲覧できるのだ。

素晴らしいのはそれだけでなく、設定によって資料を自動仕分けできることだ。スキャンした書類のデータはクラウド上で分析されて、「書類」「名刺」「レシート」「写真」などに自動で仕分けされる。さらに、それぞれに保存先を変更できる。

例えば、書類はクラウドストレージの「Dropbox」に保存し、名刺はノートアプリの「Evernote」に保存する――といった仕分けが自動でできる。すでに僕も使い込んでいるが、誤認識はまずない。何も考えずに名刺をセットしてボタンを押すだけで、勝手に認識され、名刺はEvernoteの特定のノートブックに溜まっていく。出先で過去の名刺を調べたくなったら、スマホでEvernoteを開いてチェックすればよい。使い慣れると、信じられないほど便利で驚くはずだ。

写真

ScanSnap Cloudでは、書類、名刺など書類の種類によって異なる保存する先を指定できる。
写真

書類をスキャンするだけで自動的にDropboxに保存できた。
写真

同様に、名刺はスキャンするだけで自動的にEvernoteに保存される。
写真

Evernoteなら出先ではスマホで内容を見ることもできる。

家計簿アプリとも連携できる

大人気の家計簿アプリは、データを分析して消費をグラフ化したり、財テクに役立つなど、紙の家計簿を圧倒する機能が魅力だ。

とはいえ、出費のデータを入力するのが面倒だと思っている方も少なくないだろう。そこでおすすめなのが、ドキュメントスキャナーによるレシートの読み取りだ。有名家計簿アプリの「Zaim」は、スキャナーをiPhoneやAndroidスマートフォンと接続することで、レシートを読み取れるのだ。実は、スマホのカメラでレシートを読み取ってデータ化する機能も用意されているが、ピントを合わせて1枚ずつ撮影していくのは結構大変だ。このスキャナーならレシートをセットしてどんどん読み取るだけでいい。

写真

ドキュメントスキャナーでレシートが読み取れる。

文字認識が素晴らしい

レシートの読み取りといっても、単に画像データとして保存するだと思ってはいけない。OCR(光学式文字認識)によってデータ化できるのだ。OCRとは、画像データを認識してテキスト化する機能だ。レシートに「牛乳 200円」とプリントされていたら、家計簿アプリに「品名:牛乳 金額:200円」と入力される。つまり、文字を打ち込む手間が省けるのだ。

正しく文字を認識するためには、画像データがクリアでなければならない。ピントがぼけるなどしていると、画数の多い文字や似た文字の誤認識が発生する。OCRの精度を上げたいなら、カメラでの撮影よりもスキャナーのほうが優れている。驚くのは、ほとんどのデータが間違いなく入力されること。レシートは共通規格があるわけではないので、店名や金額がばらばらの場所に書かれている。それでもしっかりと内容を把握して、品名、個数、金額などを転記していく。

とはいえ、100%完璧に認識することはできないので、多少の手直しは必要になる。特に、レシートの文字が薄かったりかすれているとミスが起こりがちだ。

トータルでの作業時間は、手で入力する数分の1で済むはず。家計簿が三日坊主で続かない人にもお勧めだ。

写真

読み取ったレシートのデータを各項目に自動で入力してくれる。
写真

ドキュメントスキャナーの読み取りは、カメラでの撮影よりもクリアで美しい。
写真

多少ミスは発生するが、読み取り精度は満足できるはずだ。

さまざまな書類をドキュメントスキャナーでデータ化していけば、置き場所を取らずに整理も楽になる。ちょっと気になったチラシでも置き場所を気にせずに保存しておける。これぞ、まさにデジタル時代の資料整理方法だ。

写真
モバイルスキャナ(バッテリー搭載、Wi-Fi対応)
本記事でご紹介しているスキャナはe-mansion lifeでご購入いただけます。


ご購入はこちら

※本記事の内容は2016年9月14日時点の情報です。
※2016年12月21日一部更新。

記事の感想をお聞かせください。

パソコンやインターネットの使い方について、疑問やお悩みなども受付中!

戸田 覚 プロフィール
1963年生まれ。IT・ビジネス書作家としてキャリア25年以上。「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作累計140冊超。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。また、IT系、ビジネス系を中心に連載を月間40本以上こなしている。