溜まるいっぽうの書類はデータ化して快適に整理・整頓しよう

家庭やオフィスにたくさんの書類が溜まっていないだろうか? 家庭では、クレジットカードの明細、出前のメニュー、電気製品のマニュアル、金融機関や自動車ディーラーの担当者の名刺など……。ほとんどの書類が捨ててしまうこともできるし、なくしてしまうことも少なくない。ところが、年に数回は、もう必要がないと思った資料が見たくなり、あたふたと探すことになる。そこでおすすめなのが、大量の書類をすべてデータ化して保存しておけるドキュメントスキャナーだ。

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スキャナーの種類を理解しよう

一般的に「スキャナー」と呼ばれている製品は、「イメージスキャナー」のことだ。画像や書類などを画像情報として読み取るための装置だ。実は、すでにおなじみのコピー機やファクシミリにも原稿を読み取る仕組みが搭載されている。スキャナーは読み取ったデータをファイルとして保存するのが特徴だ。

スキャナーには、大きく分けて2つの種類がある。1つ目の「フラットベッドスキャナー」は、ガラス台の上に書類や写真を置く方式だ。まさにコピー機のようなスタイルで、プリンター複合機も該当する。このタイプは、本などの書類を読み取れるのが特徴だが、1枚ずつセットするのが大変だ。

2つ目の「ドキュメントスキャナー」は、ガラスの原稿台がなく、書類を紙送りしてデータを読み取る。ファクシミリのような装置だと考えればよいだろう。こちらは、大量の書類を読み取るのに向く。

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1つ目の「フラットベッドスキャナー」。プリンター複合機はスキャナーとしても使える。基本的にはフラットベットとして利用するが、給紙装置があるタイプはドキュメントスキャナー的にも使える。
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2つ目のコンパクトな「(富士通)ドキュメントスキャナー」は、A4用紙を約5.2秒で読み取れる。

ワイヤレスで手軽に読み取れる

今回紹介するドキュメントスキャナーはワイヤレス(無線LAN接続)で利用できる。パソコンとケーブルでつなぐ必要がなく、Wi-Fiの電波が飛んでいればどこでも使える。また、無線LANアクセスポイントなしでも直接パソコンと無線LAN接続可能で、外出先でもワイヤレスで利用可能だ。

また、スマホやタブレットからも利用できるので、パソコンを使うのが面倒なときにもさっと使える。複数同時に読み取れる優れものなので、名刺やレシートなどもどんどん取り込んで保存しておこう。データ化することで、紙の原本を捨ててしまっても、半永久的に保管しておけるのが最大のメリットだ。すでに僕の手元には、10年以上前の書類もデータ化されており、必要な時にはいつでも見返せるようになっている。車検証やパスポートなどもデータ化しておき、外出先でも見られるように工夫している。

詳しい保存や整理の方法は次回紹介するが、データ化することで整理整頓が必要なくなり、大量の書類を半永久的に保存できるメリットを知っておきたい。

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ふたを開いた状態で読み取れるようになる。
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パソコンとくらべてもご覧のコンパクトさだ。
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読み込んだ書類は、いくらでも見返すことができる。5年、10年後にも必要な書類が見つけられるのが嬉しいところだ。
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スマホからの利用にも対応する。画面はiPhoneで名刺を読み取ったところだ。

スマホでも体験してみよう

書類整理には興味があるけれど、ドキュメントスキャナーを買うべきか判断が付かない――と、お悩みの方はスマホで書類のデータ化を体験してみよう。

スマホのカメラで撮影するだけで、書類をデータ化するアプリが多数登場しているのだ。マイクロソフト製の「Office Lens」が使いやすくて無料なのでオススメだ。白い紙の書類なら、黒や茶などの背景に置いて撮影すればOK。自動で輪郭を切り出してデータ化してくれる。読み取った書類は写真と同様に画像として保存できる。単に撮影しただけでもしっかりと文字が読めて驚くはずだ。

Office Lens(無料)
GoogleKeep

Office Lens を使うと、ホワイトボードや書類の内容を撮影した画像をトリミングし、画質を高め、読み取り可能なデータにできます。 画像は、編集可能な Word ファイル、PowerPoint プレゼンテーションに変換できます。

Get it on Google Play

アプリで体験して大量のレシートや名刺などもどんどん読み取って管理したくなったら、ぜひドキュメントスキャナーを手に入れてみよう。また、プリンター複合機のスキャナー機能を使っていない方も、この機会にぜひ見直して欲しい。

なお、次回は読み取ったデータの保存方法を説明する。

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Office Lensを利用すればスマホでスキャナーを体験できる。
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こちらは、古いアルバムの写真をデータ化するための装置「Omoidori」。

※本記事の内容は2016年8月16日時点の情報です。

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戸田 覚 プロフィール
1963年生まれ。IT・ビジネス書作家としてキャリア25年以上。「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作累計140冊超。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。また、IT系、ビジネス系を中心に連載を月間40本以上こなしている。